Notulen zijn een korte, deelbare samenvatting van een vergadering: wie er aanwezig was, wat er is besloten en wie wat voor wanneer doet. Kopieer het gratis sjabloon hieronder, vul de kop in voordat de vergadering begint, en noteer tijdens de vergadering alleen besluiten, actiepunten en open vragen. Wil je sneller notuleren? Neem de vergadering op (met toestemming) en laat een AI-notitie-app zoals Mangonote de notulen in precies dit formaat opstellen op basis van de transcriptie.
Sjabloon voor notulen
Kopieer dit naar je notitie-app, tekstverwerker of e-mail:
# [Naam van de vergadering] – Notulen
**Datum en tijd:** [datum], [begin]–[eind]
**Locatie / link naar het gesprek:** [plaats]
**Voorzitter:** [naam] **Notulen door:** [naam]
**Aanwezig:** [namen]
**Afwezig:** [namen]
## Agenda
1. [Onderwerp]
2. [Onderwerp]
3. [Onderwerp]
## Besluiten
- [Besluit, duidelijk geformuleerd]
## Actiepunten
| Eigenaar | Taak | Uiterlijk |
|---|---|---|
| [Naam] | [Wat, concreet] | [Datum] |
## Toelichting bij de bespreking (optioneel)
- [Onderwerp 1: een of twee regels context]
## Open vragen
- [Vraag] (eigenaar: [naam])
## Volgende vergadering
[Datum en tijd], [hoofdonderwerp]Voorbeeld van notulen
Zo ziet het sjabloon eruit ingevuld voor een korte productvergadering:
Synchronisatie productroadmap Q3 – Notulen Datum: maandag, 10:00–10:30 · Aanwezig: Anna, Mark, Lisa
Besluiten
- De offline modus komt als eerste uit, vanaf de eerste sprint van juli.
- De herziening van delen volgt zodra de offline modus uit is.
- Het analysedashboard schuift door naar Q4.
Actiepunten
- Anna: de specificatie van offline synchronisatie afronden voor vrijdag
- Mark: de herziening van delen inschatten voor woensdag
- Lisa: gebruikersinterviews plannen voor volgende week
Volgende vergadering: donderdag om 10:00, om de specificatie van de offline modus te bespreken.
De besluiten en actiepunten hierboven komen overeen met een van de voorbeeldnotities die Mangonote zelf bevat, zie de screenshot verderop.
Notulen schrijven, stap voor stap
Voor de vergadering
- Vul de kop in: naam, datum, aanwezigen, agenda.
- Spreek af wie de notulen bijhoudt. Tegelijk voorzitten en notuleren is lastig.
- Neem je op, vraag dan eerst iedereen om toestemming en controleer de regels van je organisatie.
Tijdens de vergadering
- Schrijf resultaten op, geen gesprekken. “Besloten: de offline modus komt als eerste” is beter dan drie alinea’s over wie wat zei.
- Noem een eigenaar en een datum bij elk actiepunt. Heeft niemand het punt, vraag dan om een eigenaar voordat je verdergaat.
- Zet open vragen op de lijst met een eigenaar, zodat ze niet verdwijnen.
Na de vergadering
- Stuur de notulen dezelfde dag of binnen 24 uur.
- Vraag deelnemers om correcties door te geven.
- Bewaar ze bij de vorige notulen van dezelfde vergaderreeks.
Sneller notuleren met een opname en AI
Live notuleren betekent half luisteren. Met een opname kun je zelf meedoen, en AI maakt er een eerste concept van op basis van de transcriptie:
- Neem op in Mangonote met Start opname, of importeer een opname van een online vergadering met + › Audio of Video. De transcriptie wordt op je iPhone gemaakt.
- Bewaar het sjabloon als prompt: Instellingen › Transcriptie & AI › Prompt › +. Noem hem Notulen en plak:
Schrijf vergadernotulen. Begin met een regel voor de datum en de aanwezigen als die worden genoemd. Geef daarna: Besluiten (opsommingstekens, duidelijke uitspraken). Actiepunten als Eigenaar: taak, uiterlijke datum. Open vragen met een eigenaar. Volgende vergadering. Laat kleine praatjes weg. Verzin geen namen, data of besluiten die niet zijn genoemd.
- Lees het concept op het tabblad Notitie en controleer namen, getallen en data met het tabblad Transcriptie.
- Deel het: notitiemenu (•••) › Deel › Notitietekst delen of Notitie exporteren als PDF.
Liever een kant-en-klaar formaat? De ingebouwde stijlen Samenvatting teamoverleg, Projectstatusrapport en Kwartaalbespreking passen bij veel voorkomende vergaderingen. Automatisch herkent een vergadering en maakt er zelf een passend formaat van.
Veelgemaakte fouten in notulen
- Te veel detail. Notulen zijn geen transcriptie. Bewaar de transcriptie apart als mensen die nodig hebben.
- Actiepunten zonder eigenaar of datum. Die gebeuren niet.
- Meningen als feiten. Noteer wat is besloten, niet wie gelijk had.
- Dagen later versturen. Correcties worden elke dag lastiger.
Gerelateerde gidsen
- Een vergadering opnemen op iPhone en AI-vergadernotities krijgen
- Een opname samenvatten met AI
- Een telefoongesprek opnemen op iPhone en een transcriptie krijgen
Veelgestelde vragen
Wat moeten notulen bevatten?
De naam van de vergadering, datum en tijd, aanwezigen en afwezigen, de agenda, de genomen besluiten, actiepunten met een eigenaar en een deadline, open vragen en de volgende vergadering. Notulen leggen resultaten vast, niet elk woord dat is gezegd.
Wat is het verschil tussen notulen en vergadernotities?
Notulen zijn het officiële, deelbare verslag van wat is besloten en wie wat doet. Notities zijn je eigen werkverslag en mogen rommeliger zijn. Veel teams sturen notulen en bewaren notities of een transcriptie ter referentie.
Hoe snel moeten notulen worden verstuurd?
Idealiter dezelfde dag, of binnen 24 uur, terwijl mensen de vergadering nog goed weten en fouten kunnen corrigeren.
Kan AI notulen schrijven?
Ja, het kan een concept maken op basis van de transcriptie van een opname. In Mangonote bewaar je het sjabloon hieronder als eigen prompt, en elke vergadering komt in dat formaat terug. Controleer het concept altijd voordat je het verstuurt.
Mag ik een vergadering opnemen voor de notulen?
Alleen met instemming van iedereen. Vraag dat aan het begin en houd je aan de regels van je organisatie en de wet.
Begin met het vastleggen van de gedachten die je steeds kwijtraakt
Download Mangonote, neem je eerste notitie op en zie hoe die in seconden doorzoekbare tekst wordt, direct op je iPhone.
