Ein Besprechungsprotokoll ist eine kurze, teilbare Aufzeichnung der Besprechung: wer dabei war, was entschieden wurde und wer bis wann was tut. Kopiere die kostenlose Vorlage unten, fülle den Kopfbereich vor der Besprechung aus und notiere während der Besprechung nur Entscheidungen, Aufgaben und offene Fragen. Um Protokolle schneller zu schreiben, nimmst du die Besprechung auf (mit Einwilligung) und lässt einen KI-Notizassistenten wie Mangonote einen Entwurf in genau diesem Format aus dem Transkript schreiben.
Vorlage für Besprechungsprotokolle
Kopiere das in deine Notizen-App, deinen Texteditor oder in eine E-Mail:
# [Name der Besprechung] – Protokoll
**Datum und Uhrzeit:** [Datum], [Beginn]–[Ende]
**Ort / Link zur Besprechung:** [Ort]
**Leitung:** [Name] **Protokoll:** [Name]
**Teilnehmer:** [Namen]
**Abwesend:** [Namen]
## Tagesordnung
1. [Punkt]
2. [Punkt]
3. [Punkt]
## Entscheidungen
- [Entscheidung, klar formuliert]
## Aufgaben
| Verantwortlich | Aufgabe | Frist |
|---|---|---|
| [Name] | [Was genau] | [Datum] |
## Besprechungsnotizen (optional)
- [Punkt 1: ein oder zwei Zeilen Hintergrund]
## Offene Fragen
- [Frage] (zuständig: [Name])
## Nächster Termin
[Datum und Uhrzeit], [Hauptthema]Beispiel für ein Besprechungsprotokoll
So sieht die Vorlage für eine kurze Produktbesprechung ausgefüllt aus:
Abstimmung Produkt-Roadmap Q3 – Protokoll Datum: Montag, 10:00–10:30 · Teilnehmer: Anna, Mark, Lisa
Entscheidungen
- Der Offline-Modus wird zuerst ausgeliefert, beginnend mit dem ersten Sprint im Juli.
- Die Überarbeitung des Teilens folgt, sobald der Offline-Modus ausgeliefert ist.
- Das Analyse-Dashboard wird auf Q4 verschoben.
Aufgaben
- Anna: Spezifikation der Offline-Synchronisierung bis Freitag fertigstellen
- Mark: Aufwand für die Überarbeitung des Teilens bis Mittwoch schätzen
- Lisa: Nutzerinterviews für die nächste Woche planen
Nächster Termin: Donnerstag um 10:00, um die Spezifikation des Offline-Modus zu besprechen.
Die Entscheidungen und Aufgaben hier stammen aus einer der eingebauten Beispielnotizen von Mangonote, die im Screenshot weiter unten zu sehen ist.
So schreibst du ein Besprechungsprotokoll Schritt für Schritt
Vor der Besprechung
- Trage den Kopfbereich ein: Name, Datum, Teilnehmer, Tagesordnung.
- Kläre, wer das Protokoll führt. Gleichzeitig zu leiten und zu protokollieren ist schwer.
- Wenn du aufnehmen willst, frag vorher alle und prüfe die Regeln deiner Organisation.
Während der Besprechung
- Schreibe Ergebnisse, keinen Dialog. „Entschieden: Der Offline-Modus wird zuerst ausgeliefert“ ist besser als drei Absätze darüber, wer was gesagt hat.
- Nenne für jede Aufgabe eine verantwortliche Person und ein Datum. Hat niemand die Aufgabe, frag nach, bevor du weitergehst.
- Halte offene Fragen mit einem Verantwortlichen fest, damit sie nicht untergehen.
Nach der Besprechung
- Verschicke das Protokoll noch am selben Tag oder innerhalb von 24 Stunden.
- Bitte die Teilnehmer, Korrekturen anzumerken.
- Lege es zusammen mit dem vorherigen Protokoll derselben Besprechungsreihe ab.
Protokolle schneller schreiben mit Aufnahme und KI
Wenn du live mitschreibst, hörst du nur halb zu. Mit einer Aufnahme kannst du dich beteiligen, und die KI macht aus dem Transkript einen ersten Entwurf:
- Nimm auf in Mangonote mit Aufnahme starten, oder importiere eine Aufnahme einer Online-Besprechung mit + › Audio oder Video. Das Transkript entsteht auf deinem iPhone.
- Speichere die Vorlage als Prompt: Einstellungen › Transkription & KI › Prompt › +. Nenne ihn Besprechungsprotokoll und füge ein:
Schreibe ein Besprechungsprotokoll. Beginne mit einer Zeile für Datum und Teilnehmer, falls sie erwähnt werden. Dann: Entscheidungen (Stichpunkte, klare Aussagen). Aufgaben als Verantwortlicher: Aufgabe, Fälligkeitsdatum. Offene Fragen mit einem Verantwortlichen. Nächster Termin. Lass Small Talk weg. Erfinde keine Namen, Daten oder Entscheidungen, die nicht genannt wurden.
- Lies den Entwurf im Reiter Notiz und prüfe Namen, Zahlen und Daten anhand des Reiters Transkript.
- Teile ihn: Notizmenü (•••) › Teilen › Notiztext teilen oder Notiz als PDF exportieren.
Du bevorzugst ein fertiges Format? Die eingebauten Stile Zusammenfassung Team-Stand-up, Projektstatusbericht und Quartalsbericht decken gängige Besprechungen ab, und Automatisch erkennt eine Besprechung und formatiert sie für dich.
Häufige Fehler bei Besprechungsprotokollen
- Zu viele Details. Ein Protokoll ist kein Transkript. Bewahre das Transkript getrennt auf, falls Leute es brauchen.
- Aufgaben ohne Verantwortliche oder Fristen. Sie werden nicht erledigt.
- Meinungen als Fakten. Halte fest, was entschieden wurde, nicht, wer recht hatte.
- Zu späte Versendung. Korrekturen werden mit jedem Tag schwieriger.
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Häufig gestellte Fragen
Was sollte ein Besprechungsprotokoll enthalten?
Den Namen und Termin der Besprechung, Teilnehmer und Abwesende, die Tagesordnung, getroffene Entscheidungen, Aufgaben mit Verantwortlichem und Frist, offene Fragen und den nächsten Termin. Ein Protokoll hält Ergebnisse fest, nicht jedes gesagte Wort.
Worin unterscheidet sich ein Protokoll von Besprechungsnotizen?
Ein Protokoll ist die offizielle, teilbare Aufzeichnung dessen, was entschieden wurde und wer was tut. Notizen sind dein eigenes Arbeitsdokument und dürfen unordentlicher sein. Viele Teams verschicken das Protokoll und bewahren Notizen oder ein Transkript zur Ansicht auf.
Wie schnell sollte ein Protokoll verschickt werden?
Idealerweise am selben Tag oder innerhalb von 24 Stunden, solange sich alle an die Besprechung erinnern und Fehler korrigieren können.
Kann eine KI Besprechungsprotokolle schreiben?
Sie kann einen Entwurf aus dem Transkript einer Aufnahme erstellen. In Mangonote speicherst du die Vorlage unten als eigenen Prompt, dann kommt jede Besprechung in diesem Format zurück. Prüfe den Entwurf immer, bevor du ihn verschickst.
Darf ich eine Besprechung für das Protokoll aufnehmen?
Nur mit der Einwilligung aller. Frag zu Beginn nach und halte dich an die Regeln deiner Organisation und an das geltende Recht.
Halte die Gedanken fest, die du ständig verlierst
Lade Mangonote, nimm deine erste Notiz auf und sieh in Sekunden zu, wie sie zu durchsuchbarem Text wird, direkt auf deinem iPhone.
